Klarer vi å se øvelsers fulle potensiale?

Samvirke, og organisasjonenes forståelse av hverandre, bygges i stor grad før og etter selve øvingsdagen – og det å arrangere øvelser er også i seg selv en god øvelse.

Fredag 8. oktober gikk en fullskalaøvelse av stabelen på Svalbard. Temaet for øvelsen var Arctic Mass Rescue Operation (AMRO). Aktørene skulle øve på å evakuere en større folkemengde fra «et brennende cruiseskip» i Arktis. Rundt 170 markører ble løftet med helikopter og fraktet til samlingsplass, evakueringssenter eller sykehus.

Fullskalaøvelsen skulle også øve samvirke og fasilitere for at de ulike beredskapsaktørene fikk en økt forståelse for hverandre. Flere av de største beredskapsorganisasjonene her i landet deltok på øvelsen.

Etter måneder med forberedelser og planlegging ble øvelsen vel gjennomført, og felles evaluering av øvelsen overstått. Aktørene har pakket sakene sine, og for tur står skriving av evalueringsrapport samt organisasjonenes egne evalueringer.

Det var interessant å se hvordan ulike beredskapsaktører – som kanskje tidligere ikke har samarbeidet – nå løste «oppdraget» sammen. Jeg har selv tidligere erfaring med både større og mindre øvelser, og også denne øvelsen ble gjennomført helt «etter boka».

Likevel sitter jeg igjen med en følelse av at var dét det hele?

I andre områder i samfunnssikkerhet snakkes det stadig om å se prosesser i sammenheng med hverandre. Sikkerhet- og beredskapsarbeid er fortløpende prosesser som skal speile et dynamisk risikobilde. Ifølge lov om kommunal beredskapsplikt skal kommuner gjennomføre en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (HROS). Dette skal sørge for at det jobbes systematisk og målrettet med sikkerhets- og beredskap i kommunen. Den samme prosesstilnærming kan vi se i forbindelse med kriser. Vi snakker gjerne om det utvidede krisebegrepet – læringen vi tar med oss etter en krise skal ligge til grunn for en forbedret planlegging og beredskap i forkant av neste krise.

Kanskje det er på tide med en helhetlig tilnærming - også til øvelser?

Erfaringene og læringspunktene vi tar med oss fra en øvelse må legges til grunn for neste øvelse. Gjennom forskrift om kommunal beredskapsplikt pålegges landets kommuner å øve planverket sitt minimum hvert andre år. Ved å ha en systematisk tilnærming til øvelser vil kommunene kunne forsikre seg om at – over tid – får alle sektorer og områder øvd. I tillegg kan eventuelle feil og mangler implementeres i neste øvelse.

I alle øvelseshenseender – ikke bare i kommunal regi – må funn fra forrige øvelse tas med når neste øvelsesscenario skal utarbeides.

Eksempelvis har Viking Sky-ulykken vært en inspirasjon for scenarioet til fullskalaøvelsen på Svalbard. I etterkant av øvelsen ble kommunikasjon utpekt som en utfordring. Og med kommunikasjon følger naturligvis utfordringer tilknyttet felles situasjonsforståelse og rolleforståelse. Med bakgrunn i dette mener jeg at nettopp kommunikasjon bør være temaet for neste tilsvarende øvelse.

Vi må sørge for at det foreligger et system for at læringspunktene og funn fra evalueringsrapporten fra forrige øvelsen fanges opp og legges til grunn for neste øvelse.

Beredskap er ikke noe vi kan ta et «øyeblikksbilde» av, og si oss fornøyd med. Det må jobbes kontinuerlig med - og det samme gjelder test av beredskap igjennom øvelser.

Samvirke skapes i forkant av samvirkeøvelsen

En annen grunn til at vi må se på øvelser i en større kontekst er samvirke. Det er klart at ved å samarbeide «i felten» får man et godt bilde av hverandres rutiner og planverk. Det å jobbe side om side gir en innsikt i andre aktørers ressurser og begrensninger.

Dog tror jeg ikke at den største forståelsen på tvers av organisasjonene ble skapt under selve AMRO-øvelsen på Svalbard. Samvirke, samhandling og samforståelse blir først og fremst bygget gjennom planleggingsprosessen og evalueringsprosessen. Det blir bygget gjennom samtaler over kaffemaskinen, og i diskusjoner under og etter møtene. Gjennom uformell prat skapes relasjoner.

Samvirke er avgjørende for god beredskap i Norge, og vi må bevisstgjøres hvor og hvordan samvirke bygges. Vi kan ikke overse det faktumet at dette skapes minst like mye i prosessen rundt øvelsen, som under øvelsen selv.

En øvelse å arrangere øvelse

Så er det jo slik at øvelsesplanlegging er en kunst – og det å arrangere øvelser er i seg selv en god øvelse. I likhet med selve øvelsen er det viktig å dra med seg erfaringene fra øvelsesplanleggingen til neste gang vi skal arrangere øvelse. Det er viktig å gjennomgå positive så vel som konstruktive erfaringer. Så enkelt – og samtidig så vanskelig; hva gikk bra, og hva kunne gått bedre.

Endringsprosesser tar tid, og som med alle organisatoriske endringer vil ikke dette skje over natta. Det beste vi kan gjøre er å ha en strukturert tilnærming til øvelser, dokumentere erfaringer og sørge for at informasjon ikke «glipper»

Det er ingen hemmelighet at øvelser er ressurskrevende og kostbart - la oss dra mest mulig nytte av de!